På en hyttetur over nyttår fant jeg et magasin fra 1990 hvor Omega hadde reklame. Dersom du ville vite mer, måtte du sende Omega et brev i posten og vente på at de sendte informasjon i retur.

E-post er en av de tjenestene som har forenklet livene våre mest de siste 30 årene. Samtidig viser app-ikon med flere tusen varsler og teknikker som «Inbox Zero» at e-post også bidrar til stress, ineffektivitet og unødvendige avbrytelser.

Heldigvis finnes det verktøy og tillegg som kan hjelpe deg å bruke e-post og innboks bedre. Det finnes haugevis av verktøy og tillegg du kan koble til Gmail, og flere av de er gode – men det krever at de blir brukt.

Til min Gmail har jeg de siste 2 årene brukt tillegget Boomerang, som er min absolutt favoritt.

HER ER MINE 5 BESTE TIPS PÅ HVORDAN Å BRUKE E-POST OG INNBOKS SMARTERE

 

1. Bruk e-postmaler

Jeg både mottar og sender mange mail i løpet av en dag. Dersom jeg sender en type e-post mer enn én gang, lager jeg en mal, så jeg neste gang bare kan endre noen småting før jeg sender den. Det sparer meg for mye tid, men også mulighet for å pirke litt, slik at e-posten blir bedre og bedre for hver gang.

Bruker du Gmail, gå inn på innstillinger -> avansert og aktiver maler.

 

 

Aldri mer klipp-og-lim fra gamle e-poster i 2020.

 

 

2. Sett innboksen på pause

Jeg er uhyre nysgjerrig av meg.

Det betyr at jeg sjekker e-post både titt og stadig – som ikke alltid er like bra for meg.

For meg blir e-post og innboksen rett og slett en distraksjon. Både fra det jeg jobber med og avkoblingen jeg trenger etter en lang arbeidsdag.

Når jeg er ferdig for dagen, settes innboksen på pause. Mailen blir altså mottatt, men ligger i en annen mappe, slik at innboksen virker tom. Hvis jeg da sjekker e-posten på kvelden, har jeg ikke «fått» noen nye e-poster å tenke på.

Kommer e-post frem, og jeg sjekker, begynner hodet å jobbe igjen – jeg får en avbrytelse i avkoblingen. «Kan du ikke bare velge å ikke sjekke innboks?». Det kan jeg, men det er en frihet i at noen bestemmer over meg. Jeg slipper å bruke energi på å stoppe meg selv fra å sjekke e-post. Jeg har også et filter på, slik at haster og urgent kommer frem likevel. Det er viktig i bransjen jeg jobber i. Og skulle noe virkelig haste, stoler jeg på at jeg blir ringt.

Bruker du Gmail, kan du installere Boomerang her. Jeg mener også at Gmail nå skal ha kommet med en egen løsning også.

3. Hent e-post i intervaller

Vi jobber mer effektivt, om vi kan samle lignende oppgaver sammen og tid til å fokusere på konkrete oppgaver – dette gjelder også e-post. Du kan sette det opp slik at e-post dukker opp i innboksen på gitte tidspunkt. Da blir du ikke distrahert av ny e-post i tid og utid.

Min e-post kommer inn kl. 11:00, 13:30 og 16:00. Det gir meg da tid til å jobbe med dagens fokusmål og viktige oppgaver (Les 4 steg til en mer bevisst og effektiv arbeidshverdag), før jeg blir distrahert av e-poster og følelsen av at alle forespørsler haster. Kontroll på når e-postene kommer gjør det enklere å gjøre det som må gjøres. Og hvis noe haster, så er det bare å ringe..

*Her bruker jeg også Boomerang.

 

 

4. Planlegg sending av e-post

Som gründer er det ikke alltid lett å «bare» jobbe i normal arbeidstid. Noen ganger er det helt nødvendig å jobbe både kvelder og helger. Jeg prøver da å huske på at det ikke er alle som pauser innboksen sin i helgen, og e-poster fra meg kan avbryte nødvendig avkobling for noen.

Samtidig liker jeg også at mine kunder ikke tror at jeg jobber døgnet rundt – da setter jeg forventninger til når de kan få svar.

Når jeg da jobber en fredagskveld fra sofaen, er det godt å kunne planlegge at e-posten skal bli sendt mandag morgen 09:23.

*Dette er en innstilling Gmail allerede har.

5. Send e-post i retur

Det er ikke alltid jeg klarer å følge opp en e-post så raskt som avsender trenger, og det er ikke alltid jeg får svar på e-post innen jeg trenger det. Derfor får jeg de viktige e-postene i retur hvis jeg ikke har fått svar innen en viss tid, som jeg selv kan bestemme. Når tiden er ute, og vedkommende ikke har svart, får jeg e-posten i retur. Det er da en påminnelse om at jeg må følge opp innholdet i e-posten, enten med en ny e-post, eller en telefon.

*Her bruker jeg også Boomerang.

 

Har du andre gode tips til å jobbe smartere med e-post? 

Lykke til

//Anna

 

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *