Posts

Jeg har ett ord for 2020 – TID.

Tid til å gjøre det som er viktig.

Tid til å planlegge, slik at jeg gjør de riktige og viktige tingene.

Tid til teamet, tid til mine prioriteringer og tid til å koble av.

 

Det innebærer at jeg må pirke i vaner og måter å jobbe på. Da jobber jeg mer bevisst og effektivt, klarer å holde fokus og får de viktige tingene gjort.

 

Så, før vi går inn i 2020 sin første fulle arbeidsuke, her er
4 STEG TIL EN MER BEVISST OG EFFEKTIV ARBEIDSHVERDAG

 

1. Planlegg tiden din

Noen vil si at det å planlegge er bortkastet tid. Når du planlegger leverer du ingenting.

Det er jeg helt uenig i. Når jeg planlegger sørger jeg for at den tiden jeg kan være produktiv, brukes til å gjøre de riktige og viktige tingene. I en travel hverdag er det ikke alltid lett å skille mellom viktige oppgaver og «busy work».

Bonus – når jeg planlegger, unngår jeg å tenke på eller bekymre meg over alt som må og bør gjøres. Jeg vet at jeg har skrevet ned de viktige tingene og satt av tid til å ta meg av de.

2. Ett fokusmål for dagen (45 – 90 min)

Det tar mellom 15-25 minutter å legge fra deg «alt annet» og virkelig komme inn i fokus. Derfor setter jeg av 45 – 90 minutter hver dag, til en viktig og sentral oppgave som gjerne tar litt tid. Da har jeg tid til å komme i fokus, og vet at jeg får gjort de store oppgavene.

Hver uke skriver jeg opp fem fokusmål for uken. Kanskje tar jeg de fra en liste jeg har – det sentrale her, er at det er et viktig gjøremål og noe som tar mellom 45 – 90 minutter.

Det hjelper meg å holde fokus på det som flytter meg fremover, og får jeg gjort mitt mål for dagen – da kan jeg i alle fall være fornøyd med å ha klart det.

 

3. Tre gjøremål som flytter deg fremover (15 – 20 min)

Det er lett å gjøre enkle og mindre viktige oppgaver og det er alltid en mail eller telefon som stjeler fokus. Noen ganger har jeg arbeidsdager hvor jeg bedriver «busy work» – svarer e-post, har møter og tar telefonen – men ikke noe avgjørende viktig som fører meg nærmere mine mål.

Når jeg kommer med en liste på 3 viktige, men mindre oppgaver på maks 15 – 20 minutter, vil det være lettere å komme i gang. Har du for mange viktige punkter, kan det ta bort fokus igjen, og målet for dagen blir mindre skarpt.

Punkt nr. 2 og 3 – målet for dagen – kaller jeg 1+3 planen. Ett fokusmål og tre viktige, mindre oppgaver per dag. Jeg prioriterer å gjøre noe som faktisk kan flytte bedriftene fremover, og får følelsen av å ha fått til mer. Jeg svarer fortsatt på mail og telefoner, er i møter og diskuterer med kollegaer, men å sette seg noen faste, gjerne mindre gjennomførbare mål gjør arbeidsdagen min mer bevisst og effektiv.

4. Gjør e-posten din smartere

Det er ikke å legge skjul på at e-post er en av de viktigste verktøyene vi har i arbeidslivet i dag – en strukturert, rask og effektiv måte å komme i kontakt med andre, og få ting unnagjort. E-posten har forenklet livene våre de siste 30 årene, men kan å sies å være en bidragsyter til stress ineffektivitet og unødvendige avbrytelser.

Heldigvis finnes det enormt med verktøy og tillegg som kan hjelpe deg å bruke e-post mer effektivt og gjøre den smartere. Flere av disse er gode, men som andre verktøy, kreves det at de faktisk blir brukt og tilpasset slik at den gjør arbeidshverdagen din enklere.

De siste 2 årene har jeg vært en aktiv bruker av Gmail-tillegget: Boomerang, som hjelper meg hver eneste dag. Du kan lese om hvordan jeg bruker e-posten min her.

 

God planlegging gjør meg proaktiv og lar meg styre tiden og prioriteringene mine, slik at jeg flytter meg fremover i riktig retning.

 

I planleggeren min, byallthings, skriver jeg at alt som blir satt opp på en ToDo-liste må bli gjort noe med, enten det er:

  • Ferdig
  • Påbegynt
  • Utsatt og planlagt til en annen dag
  • Ikke viktig – strøket

Har du den ikke, kan du få 30% ved å bruke rabattkoden: 4steg

Med et ønske om et riktig godt nytt år, med masse ny tid.

//Anna